domingo, 14 de abril de 2013

Actualidad:

                                               ACTIVIDAD



 IDENTIFICACIÓN NECESIDADES INFORMATICAS
 LUIS FREDY TIMANA MORA 
 ADSI-633282 
PROFESOR:  FRANK CASTILLO



   Introducción • Los Sistemas de información como la herramienta de utilización más adecuada para el manejo de los datos. • mejora los procedimientos y labores dentro de la empresa lo que representa un mayor valor estratégico para la empresa. • La alternativa más importante para la compañía es trabajar en función de la Planeación • En este proceso podemos identificar una serie de categorías de datos • Soporte a los procesos que se encuentran dentro de la Planeación de Sistemas de Negocios • BSP busca involucrar todos los elementos activos del área de sistemas de información • Hardware • Software • Recursos humanos NECESIDADES INFORMATICAS Planeación estratégica de sistemas de información La planeación estratégica de sistemas de información es el proceso por medio del cual una organización determina el portafolio de aplicaciones en computador con las cuales se gestiona la información para ayudar al logro de los objetivos empresariales (Newkirk y Lederer, 2006; Mohdzain y Ward, 2007: Basu et al., 2002). Existen varias metodologías para planear estratégicamente los sistemas de información (Mohdzain y Ward, 2007; Ward et al., 2002; Kunnathur et al., 2001; Pant et al., 2001; King et al., 2000; Kearns et al., 2000; Teo y Ang, 1999; Lederer et al., 1996), dentro de las cuales se destaca el BSP/SA. En esta metodología se desarrolla la noción de alineación entre la planeación estratégica empresarial y la planeación de sistemas de información. Durante el proceso se enfatiza en que la implementación de los sistemas de información debe ser una transformación directa de la estrategia organizacional, donde se tengan en cuenta la misión, los objetivos, las metas, las estrategias y los factores críticos de éxito (Kearns, 2006; Pant et al., 2001; Lee, 1999; Lederer et al., 1996). El objetivo del BSP/SA es determinar la arquitectura de la información que apoya todos los procesos de la organización, mediante la generación de un plan priorizado de sistemas de información, tomando en cuenta las necesidades de información asociadas al desarrollo de todas y cada una de las funciones de la empresa identificadas. Dentro de la metodología BSP/SA se reconocen trece etapas, dos de las cuales son de preparación para el inicio del estudio y las once restantes corresponden al estudio en sí (Figura 1). Figura 1. Etapas del BSP/SA. A la hora de aplicar la metodología BSP/SA existen dos etapas de especial interés y que son dispendiosas cuando se desarrollan de manera manual, éstas son: la etapa 4 y la etapa 6. En la etapa 4, determinación de los procesos, una vez éstos han sido identificados y descritos se procede a relacionarlos con la estructura organizativa. Para cada unidad organizativa (en la cual se pueden agrupar varias dependencias de la organización), se determina el grado de participación en las decisiones de un proceso. Para esto se utiliza la siguiente simbología: Una vez establecidos los grados de participación, se procede a analizar la matriz procesos vs. organización o MPO (Figura 2). Por medio de esta matriz se pueden identificar ciertas anormalidades con relación a los procesos, como procesos repetidos, sobrecarga de algunas dependencias, así como dependencias con poca carga de trabajo, procesos con muchos responsables directos, procesos sin responsables, entre otros. Adicionalmente, ayuda a determinar qué personas, dentro de la organización deben ser entrevistadas. En la etapa 6, determinar la arquitectura de información, una vez identificadas y definidas las clases de datos, agrupación lógica de datos relacionados con entidades que resultan importantes para la organización, se procede a establecer la relación entre las clases de datos y los procesos, por medio de la matriz procesos vs. clases de datos o MPC (Figura 3). Figura 3. Matriz procesos - clases de datos o MPC Para cada clase de dato se determina su relación con los procesos, utilizando la siguiente simbología: C, clase de datos creada por el proceso correspondiente; U, clase de dato usada por el proceso correspondiente. En principio, por medio de esta matriz se puede verificar que están presentes todas las clases de datos requeridas y que tienen su origen en un único proceso. Ahora, teniendo en cuenta la importancia de las matrices procesos vs. organización y procesos vs. clases de datos en la metodología BSP/SA, se considera necesario automatizar de manera integrada las dos matrices, con lo cual se haría más eficiente y efectivo el análisis de la información relacionada con cada matriz del objeto de estudio. Metodología La metodología usada para desarrollar el presente trabajo tuvo en cuenta las características del problema de desarrollo de software para apoyar procesos de gestión en las organizaciones (Rondón et al., 2007; Ávila et al., 2008), las etapas generales BSP/SA (IBM, 1984) y las especificidades del desarrollo de software (Kendall y Kendall, 1997). Las etapas que se siguieron fueron: a) revisión y análisis de la literatura sobre planeación estratégica de sistemas de información y sobre BSP/SA; b) entrevistas semiestructuradas con expertos sobre el tema para evaluar los reportes estadísticos diseñados; c) prueba de los reportes a unas matrices determinadas (Romero y Romero, 2003); d) desarrollo de la herramienta computacional, teniendo en cuenta el enfoque que se rige bajo el paradigma de análisis y diseño de sistemas haciendo uso del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (Systems Development Life Cycle, SDLC por sus siglas en inglés), con énfasis en las etapas de análisis, diseño, implementación y uso. Para verificar el correcto funcionamiento de la herramienta se compararon los resultados obtenidos por la automatización con los calculados en la etapa c); e) escritura del documento de trabajo de grado, y f) escritura del artículo del trabajo de grado. La herramienta computacional se desarrolló en Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office® con el fin de proporcionar facilidad de uso y aprovechar todas las capacidades de edición y entorno que ofrece esta hoja de cálculo en combinación con el lenguaje Visual Basic. Resultados La herramienta permite al usuario realizar las siguientes tareas: introducir los nombres y la descripción de los procesos que se desarrollan en la organización; introducir los nombres y la descripción de los grupos de procesos que tiene la organización; clasificar los procesos en los respectivos grupos de procesos con base en la información introducida por el usuario; introducir los nombres y la descripción de las unidades organizativas de la empresa; crear automáticamente la matriz procesos – organización con base en la información de los procesos y unidades organizativas introducida por el usuario; editar en la matriz procesos – organización las casillas donde se establece el grado de responsabilidad de cada unidad organizativa en los procesos; generar automáticamente los reportes definidos para la matriz procesos – Organización; introducir los nombres y la descripción de las clases de datos que se identifican y definen en la empresa; ordenar los procesos para dejar primero los de planeación estratégica y control administrativo, luego los de productos y servicios en la secuencia del ciclo de vida, y finalmente los procesos para la administración de recursos de soporte; determinar con base en la información suministrada, el proceso que crea cada clase de datos; determinar con base en la información suministrada, las clases de datos que utiliza cada proceso; crear automáticamente la matriz procesos – clases de datos con base en la información de los procesos, las clases de datos y la creación y utilización de las clases de datos introducidas por el usuario; generar automáticamente los reportes definidos para la matriz procesos – clases de datos. Los informes definidos y automatizados desde la herramienta son: Reportes sobre la matriz procesos - organización: procesos que no tienen responsables directos en la estructura organizativa; dependencias de la empresa sin responsabilidad directa sobre por lo menos un proceso; procesos a cargo de más de un dependencia (Figura 4). Figura 4. Reportes clásicos sobre la matriz procesos – organización. Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anormalidades que deben ser analizadas antes de seguir con la metodología. Luego se puede continuar con el proceso de análisis estadístico de los componentes de la matriz procesos – organización. Los reportes de análisis estadístico complementario sobre la matriz procesos - organización se pueden visualizar en la Figura 5. Figura 5. Reportes estadísticos sobre la matriz procesos - organización Los reportes estadísticos permiten hacer un análisis más completo sobre la situación en la organización respecto de la relación entre los procesos y las dependencias de ella, teniendo en cuenta el nivel de responsabilidad: alta, media y baja. Reportes de funcionamiento organizacional: participación porcentual de cada dependencia de la empresa en los procesos (Figura 6); participación porcentual de cada dependencia en todo el sistema (Figura 7). Reportes de la matriz procesos vs. clases de datos: procesos que no utilizan clases de datos; procesos que no crean clases de datos; procesos que no crean ni utilizan clases de datos; clases de datos que no son usados por algún proceso; clases de datos creadas por más de un proceso (Figura 8). Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anormalidades que deben ser analizadas antes de seguir con la metodología. Luego se puede continuar con el proceso de análisis estadístico de los componentes de la matriz procesos – clases de datos. Los reportes de análisis estadístico complementario sobre la matriz procesos vs. clases de datos se pueden visualizar en la Figura 9. Figura 9. Reportes estadísticos sobre la matriz procesos - clases de datos Los reportes estadísticos permiten hacer un análisis más completo sobre la situación en la organización con respecto a la relación entre los procesos y las clases de datos, teniendo en cuenta la propiedad de uso o creación de las clases de datos. QUE ES BSP/SA Es una metodología de planeamiento de información estratégica diseñada para desarrollar a corto y largo plazo las estrategias de i/s para soportar las estrategias empresariales Quien intervienen un equipo de usuarios de alto nivel y el gerente de i/s cuanto demora Seis semanas INCONSISTENCIA DE DATOS MISMO NOMBRE DIFERENTE SIGNIFICADODIFERENTE NOMBRE MISMO SIGNIFICADOMISMO NOMBRE. MISMO SIGNIFICADO, DIFERENTE VALOR Conclusiones Con las metodologías y tecnologías de desarrollo de software se pueden automatizar procesos manuales que apoyan pasos cruciales dentro de la ejecución de un PESI. La interacción entre las habilidades y los conocimientos técnicos del ingeniero de sistemas y el conocimiento administrativo puede generar productos de software que apoyen procesos de enseñanza y entrenamiento en la PESI. La metodología BSP/SA se destaca por proponer un análisis adecuado del nivel de soporte de los procesos a las unidades organizacionales y a las clases de datos, pero no explota el análisis cualitativo y cuantitativo asociado a las matrices utilizadas. A la hora de analizar las matrices, objeto del presente estudio, fue de gran utilidad aplicar conceptos básicos de estadística y la realización de entrevistas semiestructuradas y estructuradas con expertos en el tema. Los reportes cualitativos y cuantitativos que se pueden aplicar a las matrices propuestas en el BSP/SA parten de la identificación de las filas y columnas vacías presentes en cada estructura de datos asociada. Un software como el que se presentó en este trabajo tiene como ventajas: a) facilitar el proceso de enseñanza y entrenamiento en la construcción de la MPO y la MPC, c) suministrar reportes para acompañar el proceso de análisis de la MPO y la MPC. La herramienta tiene las limitaciones inherentes a la herramienta de desarrollo Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office®. La MPO y la MPC son herramientas útiles dentro de una PESI, y sus resultados han de ser complementados con los resultados de otras matrices propias de la metodología BSP/SA, por ejemplo, la matriz procesos – clases de datos agrupados. El valor agregado de la herramienta presentada radica en la posibilidad de disponer de un software amigable que se pueda utilizar para la enseñanza y el entrenamiento en la construcción de la matriz MPO y MPC, tanto en instituciones educativas como en pequeñas y medianas empresas, sin incurrir en mayores costos. Finalmente, vale decir que fue de vital importancia el seguimiento de una buena metodología de análisis y diseño en el desarrollo del software antes de empezar su implementación. Las etapas más difíciles fueron las de análisis, al necesitarse la participación de varios expertos en el tema, y diseño, por el grado de complejidad del proyecto. Las dificultades en la etapa de implementación radicaron en los problemas técnicos, que fueron solucionados por la buena documentación que hay sobre la herramienta de programación y también por la calidad del entrenamiento en programación del equipo de trabajo. El interés y la motivación del equipo de trabajo fueron fundamentales para la finalización del trabajo presentado. Bibliografía / References Ávila, O., Cortés, F., Ramírez, A. UNbizplanner: herramienta de software para preparar planes de negocios., Ingeniería e Investigación, 28, 1, 2008, pp. 154-161. Basu, V., Hartono, E., Lederer, A.L., Sethi, V., The impact of organizational commitment, senior management involvement, and team involvement on strategic information systems planning., Information & Management, 39, 2002, pp. 513–524. Benita, C., Accountability lost: the rise and fall of double entry., Omega, 31, 2003, pp. 303 – 310. Chi, L., Jones, K.G., Lederer, A. L., Li, P., Newkirk, H. E., Sethi, V., Environmental assessment in strategic information systems planning., International Journal of Information Management, 25, 2005, pp. 253–269. Duhan, S., A capabilities based toolkit for strategic information systems planning in SMEs., International Journal of Information Management, 27, 2007, pp. 352–367 IBM Corporation, Information Systems Planning Guide., Atlanta Georgia: IBM publications, 1984, pp. 146. Kearns, G.S., The effect of top management support of SISP on strategic IS management: insights from the USelectric power industry., The international Journal of Management Science, 34, 2006, pp. 236 – 253. Kearns, G.S., Lederer, A.L., The effect of strategic alignment on the use of IS-based resources for competitive advantage., Journal of Strategic Information Systems, 9, 2000, pp. 265-293. Kendall, K.E., Kendall J.E. Análisis y Diseño de Sistemas., México: Prentice Hall, 1997. 913 p.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada